Strategi og taktikk i forhandlinger (5): Bruk av taktiske virkemidler (del 1)
Gjennom 13 artikler drøftes ulike strategier og taktiske virkemidler i forhandlinger. I denne femte artikkelen i serien presenteres 5 klasser av taktiske virkemidler for å utløse ønsket adferd hos en motpart. De 3 første er Signalgivning, Informasjonsstyring og Maktbruk
Denne artikkelen finnes også i full pdf versjon.
Strategi ift. bruk av taktikk i forhandlinger
I artikkel #1 så vi hvordan forhandlingskraft skapes og tapes av aktørenes kombinasjon av de 5 strategiske driverne: deltakere, ressurser, posisjon, tid, og spilleregler.Forhandlingskraften er relativ – man kan bygge opp sin egen, men man kan også redusere motpartens. I artikkel #2 presenterte jeg derfor et rammeverk for etikk i forhandlinger, og basert på dette diskuterte jeg i artikkel #3 og artikkel #4 en større bredde av virkemidler og mer avanserte delstrategier for hver enkelt av de 5 strategiske driverne.
Vi har i eksemplene sett at det i mange situasjoner er tolkningen av forhandlingsstyrke som er bestemmende for hvilken handling deltakerne velger – ikke nødvendigvis fakta.
Tolkningen blir de andre deltakernes opplevelse av fakta! Derfor blir forhandlerens valg av adferd et viktig verktøy, altså de virkemidlene som kan skape en oppfatning som utløser den ønskede reaksjonen hos motparten.
Forhandleren velger først strategien for økt forhandlingsstyrke, dvs. hvilken kombinasjon av strategiske drivere og delstrategier som er egnet – f.eks. å øke antall deltakere (øke = delstrategi; deltakere = strategisk driver).
Deretter beslutter han om han skal gjennomføre delstrategien reelt: dvs. å faktisk øke antall deltakere – eller gjøre det taktisk: skape inntrykket av å ha økt dem!
Et eksempel: Selgeren S i vårt grunneksempel kan bringe inn flere kjøpere enn K1 og K2 for å øke konkurransen. Men dersom han ikke har andre kjøpere kan han la selgerne tro at det skal bringes inn flere kjøpere, fordi dette vil akselerere forhandlingen. Eller han kan skape en oppfatning av at det allerede er flere kjøpere på banen.
Taktikk i forhandlinger er hvordan man utnytter adferdsvirkemidler for å få frem slike effekter.
Taktikk endrer aktørenes oppfatninger av
fakta eller risiko.
Den taktiske verktøykassen
Alle de grunnleggende strategiske driverne kan realiseres taktisk heller enn faktisk. Her er noen typiske eksempler:Deltakere
(redusere): K1 truer med å trekke seg. Selgeren tar ikke sjansen på at dette er bløff, og selger straks til K1.Ressurser
(fjerne): K1 sprer et rykte om K2’s manglende finansiering som gjør at selgeren ønsker å selge til K1.Posisjon
(redusere handlingsrom): K2 skaffer seg informasjon om K1’s antatte maxgrense. Basert på dette byr K2 straks 2,55’’, og sier samtidig (med overbevisning!) til selgeren at han ikke vil gå høyere.Tid
(utsette): K2 overtaler selgeren til å utsette fristen ved å true med ellers å trekke seg, og han vinner dermed forhandlingen med høyeste bud.Spilleregler
(endre): K2 omgår finansieringskravet ved å overbevise selgeren om at han har mer å vinne på å gjøre om budreglene.Dette er bare noen eksempler på virkemidler. Det er
- Mange delstrategier for hver strategiske driver (delstrategier er i parentes over), og
- Hver delstrategi kan realiseres gjennom en kombinasjon av opptil 5 taktiske verktøy:
- Signalgivning
- Informasjonsstyring
- Maktbruk
- Prosesskontroll
- Risikostyring
Vi skal nå diskutere hver av disse taktiske verktøyene, som forhandleren benytter seg av for å skape en styrt oppfatning av fakta eller risiko knyttet til forhandlingssituasjonen:
Taktisk bruk av signaler i forhandlinger
Vi har tidligere berørt signalgivning i eksemplet om å bevisst skape et inntrykk av flere kjøpere enn det faktisk er. Dette virkemiddelet er sammenliknbart med – og like sammensatt som bløff i poker. En god pokerspiller benytter f.eks. signaler i måten han holder kortene på, simulert nøling, stemmeleie, kroppsspråk, øyekontakt, kontraster ift. tidligere adferd, etc. Målet er å få frem en spesiell adferd hos motspillerne: få dem til å by høyere (hvis han sitter med fullt hus), å sé (dersom han ønsker å vise kortene sine som del av en taktisk plan), eller å kaste seg (fordi han selv sitter med par i toere).
Signalgivning i forhandlinger er et like rikt adferdsspill. For å skape inntrykk av større konkurranse i en forhandling kan forhandleren f.eks.: avlyse eller utsette møter, be om en annen ”vinkling” på budet, si at prosessen må endres grunnet henvendelser fra andre kjøpere, sammenlikne en kjøper med en ”virtuell” annen kjøper, si at kjøperen ikke når opp uten at han forbedrer budet etc. og et nesten ubegrenset antall andre alternativer. De er alle ment å gi en assosiasjon til at ”det må være flere andre interessenter på banen”.
Kanskje ikke så enkel likevel?
Disse virkemidlene virker best dersom de kombineres på en troverdig måte – akkurat som i poker. Etikken i dette er ikke et ukomplisert tema, men det ble diskutert i artikkel #2 om etikk, og gjentas derfor ikke her.
Det sentrale er å forstå at alle endringer av driverne for forhandlingskraft har sine taktikker og mot-taktikker i form av signalgivning. Anvendt i en næringslivssituasjon og mht. ressurser – så kan f.eks. K1 la K2 forstå at han kan stoppe eller forsinke K2’s finansiering og således oppfordre K2 til å trekke seg. Dersom K2 frykter at K1 kan sabotere finansieringen kan han på sin side skape et inntrykk hos K1 at han allerede har den på plass fra en kilde K1 ikke har aksess til – fordi dette kan få K1 til å nettopp droppe en slik plan.
Taktisk bruk av informasjon i forhandlinger
Dette rammeverket skiller mellom signaler og informasjon i den forstand at v i med informasjon mener kommunikasjon som partene normalt tolker som fakta.
Poker har en parallell også her: Hvordan bløffmakeren faktisk byr (eksempel på faktisk informasjon) er noe annet enn hva slags kroppsspråk han bruker (eksempel på signalgivning), selv om alt er i samme verktøykasse.
En forhandlingssituasjon har en rekke situasjoner med utveksling av formell, faktabasert informasjon. Format, form, innhold og stil i dette materialet påvirker motpartene. Materialet inkluderer f.eks. invitasjoner og forpostfektingsnotater, oppfølgingsmailer, prospekter, prosessbeskrivelser, agendaer for møter, møtereferater, innspill til løsninger, etc.
For å forfølge vårt tidligere eksempel med ”virtuell konkurranse”, så la oss ta noen eksempler: Dersom språket er engelsk, så inviterer det til tolkning av at det er utenlandske aktører med. Dersom det er satt av en uke til ”innledende møter” i en prosessbeskrivelse, så signaliserer dette et titalls interessenter etc.
Informasjonsverktøy kan være utspekulerte. F.eks. er det vanlig i forhandlinger at man etter et presentasjonsmøte etterspør oppfølgingsinformasjon. La oss si at du, som del av en bevissst taktisk strategi, ikke sender ut noe. Motparten ringer derfor og etterlyser ”det vi ble enige om”. Du svarer at ”det kommer, men vi tar det for alle aktørene samlet for å behandle alle likt”. Når du så sender ut materialet en (unødvendig) uke senere, så inkluderes også informasjon som ingen har spurt etter. Effekten er at motparten opplever at ”noen andre må ha spurt om å få dette”. Denne taktikken kalles ”the-missing-link” og er i prinsippet av samme type som den gamle spøken om å slippe løs 3 mus i et klasserom – merket, 1, 2 og 4. Alle vil desperat lete etter nr. 3 etter at de andre musene er fanget.
Taktisk bruk av makt i forhandlinger
Maktbruk er et kontroversielt virkemiddel fordi det er knyttet til en trussel. Dette har to sider: Hvordan den ene parten fremfører en trussel; og hvordan motparten oppfatter at makt kan eller vil bli brukt.
La oss ta noen eksempler:
K2 kan true med å trekke seg. Han kan f.eks. si til selgeren S: ”Dersom du ikke aksepterer mitt bud innen 2 dager, faller det bort”. I realiteten vil K2 gjøre klokt i å krydre trusselen med kraftigere signaler som vi diskuterte i tidligere. En variant kan være å si: ”Jeg føler at du drar ut prosessen, og nå er jeg definitivt lei av det. Derfor så …”. En enda sterkere variant er å si: ”Jeg har funnet et annet objekt som jeg ønsker å se på, og jeg har et første møte vedr. dette på onsdag. Dersom du ikke har bestemt deg innen tirsdag, så …”.
Hvilken taktikk skaper den ønskede adferden hos selgeren?
Det er åpenbart at en riktig formulert trussel knyttet sammen med en pakke av troverdige signaler er et mer effektivt verktøy enn uten slik kobling. K2 må også fremføre sitt budskap med et kroppsspråk som bygger opp under denne troverdigheten. Sinne og irritasjon oppleves som uttrykk for ekte følelser – og de er ikke enkle å simulere. Derfor oppfattes et taktisk signal som er gitt med disse virkemidler som mer ekte. Etikk (se artikkel #2) er naturligvis et element også her.
I de 3 utsagnene over kan de to første beskrives som "forledning", mens den siste ("... på onsdag") godt kan være en løgn. Deltakernes spilleregler og deres syn etikk og "bløff" (inkludert om bløff inkluderer regelrett løgn), vil bestemme deres valg av akseptable virkemidler.
I neste artikkel i denne serien: Strategi og taktikk i forhandlinger (6): Bruk av taktiske virkemidler (del 2) avslutter vi drøftingen av det taktiske rammeverket med de to siste taktiske virkemidlene: prosesskontroll og risikostyring.
For en full versjon av denne artikkelen, se Strategi og taktikk i forhandlinger - artikkel #5-6: Taktiske virkemidler i forhandlinger.
Se også forrige artikkel: Strategi og taktikk i forhandlinger (4): Bruk av strategiske drivere for forhandlingskraft (del 2), og andre artikler om forhandlinger i denne serien.