Strategi og taktikk i forhandlinger (10): Verktøy for konfliktløsning

Gjennom 13 artikler drøftes ulike strategier og taktiske virkemidler i forhandlinger. I denne tiende artikkelen i serien introduseres fem konkrete metoder for konfliktløsing i fastlåste forhandlingssituasjoner.

Hva konfliktløsing i forhandlinger normalt dreier seg om

I en tidligere artikkel: artikkel #8 om design av forhandlingsløsninger diskuterte jeg hvordan ytelser er knyttet til definisjoner, formler, forutsetninger, og påvirkere. I forrige artikkel #9 om vinn-vinn forhandlingsløsninger drøftet jeg et rammeverk for analyse av ulike behov og interesser, inkludert en metodikk for å bygge vinn-vinn forhandlingsløsninger, for å unngå kompromisser og for i størst mulig grad å heller utnytte komplementerende og sammenfallende interesser mellom partene i en forhandling.

Konfliktnivået i en forhandling reduseres ved å:
  1. Håndtere dilemmaer om ytelsesnivåer gjennom å kreativt forhandle om forutsetninger og påvirkere
  2. Håndtere risiko («men hva hvis…?») gjennom scenarier for forutsetninger og påvirkere
  3. Utnytte vinn-vinn rammeverket til å kreativt løse alt som ikke er direkte, motstridende interesser

Men av og til er heller ikke dette nok, og vi står overfor låste forhandlingsdiskusjoner der vi må grave dypere i verktøykassen.

Når forhandlinger stopper opp og det ikke dreier seg om taktikk fra en av partene, så befinner man seg normalt i én av to alternative typer situasjoner: enten en «uløselig» diskusjon om nivået på en ytelse (f.eks. en «verdi» med en motstridende interesse) – eller et dypere problem som går på mangel på tillit – altså at partene ikke stoler på hverandres motiver og intensjoner.

Mekanismer for konfliktløsning i situasjoner med fastlåste posisjoner om ytelser, eller grunnet mangel på tillit mellom partene

Dersom partene ønsker å finne en løsning (heller enn å avslutte forhandlingen), kan hver av følgende fem metoder for konfliktløsning fungere i ovennevnte typer av fastlåste forhandlingssituasjoner:

Metode 1: Ekstern taksering / bruk av eksperter – «avstandsprinsippet»

En av partene sier 80; den andre sier 110. Begge ønsker å finne frem til en omforent verdi, men de blir ikke enige.

Den åpenbare løsningen er å benytte en objektiv, ekstern og uavhengig tredjepart (eller flere eksterne parter) for å fastsette verdien. Det er også åpenbart at man i enkelte tilfeller trenger å etablere en prosedyre for valg av en slik ressurs – f.eks. at noen som begge parter har tillit til foretar dette valget.

Det som imidlertid er problemet og ikke like åpenbart, er hvordan man fjerner taktikk (og frykt for urimelige utslag) fra slike situasjoner. Så her er en metode som kan gjøre prosessen «ærligere» og noen ganger gjøre den overflødig. Jeg kaller den «avstandsprinsippet».

En av de dype utfordringene i spissede løsningsdiskusjoner om fastsettelse av ytelser, er når partene åpenbart er taktiske i sin posisjonering: den ene går ut unødvendig høyt (110), den andre kunstig lavt (80). Dette kan løses ved at man på forhånd blir enig om å bruke snittet mellom ekspertens svar (f.eks. 98) og den av partene som ligger nærmest (i ovennevnte tilfelle 110, slik at den omforente verdien blir 104). For å fjerne aktørenes frykt for urimelige utslag kan man kombinere denne metoden med minimum og maksimum grenser, f.eks. 20% utenfor partenes egne anslag.

Poenget med denne type mekanisme er at taktisk adferd straffer seg – fordi det er den mest nøkterne parts anslag som blir benyttet (sammen med ekspertens). Hadde den som foreslo 80, heller sagt 90, så ville den omforente verdien blitt 94, og ikke 104.

Man kan gjøre det samme med f.eks. kostnader, altså at de deles ift. «avstanden» til ekspertens forslag. Et taktisk innspill vil derfor være mer kostbart enn et nøkternt: den som ligger lengst unna eksperten betaler altså også mest.

Eksterne vurderinger kombinert med avstandsprinsippet kan benyttes i en rekke situasjoner der man er fastlåst mht. nivået på en ytelse, når man ønsker å eliminere taktiske posisjoner – og når det er mulig å innhente en objektiv 3. parts vurdering (ikke kun mht. «verdier»). I situasjoner der partene selv ikke skal gi verdianslag kan man alternativt bruke f.eks. tre eksterne eksperter. Man kan da benytte gjennomsnittet av de to ekspertene som ligger nærmest hverandre, mens man eliminerer den vurderingen som ligger lengst unna.

Metode 2: Auksjoner

Auksjoner er spesielt egnet til å løse disputter om verdier i tilfeller der man ikke ønsker å overlate ansvaret til en ekstern og objektiv tredjepart, f.eks. dersom det ikke er klare retningslinjer for prising, eller dersom objektet har størst verdi for partene selv.

Tenk f.eks. på en situasjon der to parter er låst: de eier noe sammen, men samarbeidet er krevende og det er mye følelser involvert. Løsningen kan være en «kinesisk auksjon». Også denne type prosess – som bruk av "avstandsprinsippet" – er designet for å fjerne bruk av taktikk fra prisingen.
Tenk over konsekvensene av følgende prosess:

La oss anta at to arvinger krangler om verdien av en bestefarsklokke, og begge ønsker å overta den. Man blir enige om følgende:
  • Det trekkes lodd om hvem som skal begynne
  • Den som «vinner», tilbyr å kjøpe klokken for 5.000
  • Motparten har to valg: enten å akseptere budet (selge for 5.000), eller å selv kjøpe til et trinn over det fremsatte budet (der trinnet er forhåndsdefinert), f.eks. 5.500 (med trinn på +500, +1.000 etc.)

Det er to sentrale poenger her:
  1. At en av partene nødvendigvis ende opp med klokken (noe annet er umulig)
  2. At prisingen blir fair
Hvordan fjerner denne prosessen taktikk fra prissettingen?
Dersom den som starter budrunden gir et kunstig lavt bud, er man nærmest sikret at motparten byr over, og at man selv taper auksjonen. Dette sikrer at prisingen er gjennomtenkt før budet fremsettes.

Det er viktig at "trinnene" settes med omtanke. De må være høye nok til at aktørene får et reelt dilemma i forhold til det innledende budet.

Dersom man har flere slike «låste situasjoner» i en forhandling, kan man definere en rekkefølge mellom dem, og la åpningen av auksjonen veksle mellom partene.

Metode 3: Reverseringer

Reversering er en spesielt viktig mekanisme for å beskytte mot scenarier som er svært usannsynlige, men med store konsekvenser dersom de inntreffer. De er særlig nyttige i situasjoner med manglende tillit mellom partene, og der man er avhengig av å stole på at intensjonene i en avtale blir fulgt.

Prinsippet er å «reversere» ytelsen og å gjøre om på den opprinnelige mekanismen – men med en «straff».

Figuren under viser oversikt ulike metoder for konfliktløsning
En modell for vinn-vinn løsninger i forhandlinger, 
  
  forhandling, forhandlinger, forhandlingsstrategi, forhandlingsstrategier, strategi i forhandlinger, 
  forhandlingsteknikk, forhandlinger og forhandlingsteknikk, 
  forhandlingskraft, forhandlingsstyrke, forhandlingsløsning, forhandlingsløsninger, 

  konfliktløsing, konfliktløsning, mekanismer for konfliktløsing, mekanismer for konfliktløsning, 
  konfliktløsing i forhandlinger, konfliktløsning i forhandlinger, 
  mekanismer for konfliktløsing i forhandlinger, mekanismer for konfliktløsning i forhandlinger, 
  metoder for konfliktløsing i forhandlinger, metoder for konfliktløsning i forhandlinger, 
  konfliktløsingsmekanismer, konfliktløsningsmekanismer, konfliktløsingsmetoder, konfliktløsningsmetoder, 
  konfliktløsingsmekanismer i forhandlinger, konfliktløsningsmekanismer i forhandlinger, konfliktløsingsmetoder i forhandlinger, konfliktløsningsmetoder i forhandlinger, 
  
  låste forhandlinger, fastlåste forhandlinger, låste forhandlingssituasjoner, fastlåste forhandlingssituasjoner, 
  låste situasjoner i forhandlinger, fastlåste situasjoner i forhandlinger, 
  
  risiko i forhandlinger, risiko og forhandlinger, risiko i forhandlingssituasjoner, risiko og forhandlingssituasjoner, 
  håndtering av risiko i forhandlinger, håndtering av risiko og forhandlinger, håndtering av risiko i forhandlingssituasjoner, håndtering av risiko og forhandlingssituasjoner, 

  forhandlingssituasjon, forhandlingssituasjoner, 
  krevende forhandlinger, krevende forhandlingssituasjoner, 
  forhandlingskraft i forhandlinger, forhandlingskraft i forhandlingssituasjoner, 
  forhandlingsstyrke i forhandlinger, forhandlingsstyrke i forhandlingssituasjoner
Figur 1: Metoder for konfliktløsning i forhandlinger


Tenk f.eks. over følgende to eksempler:

Eksempel 1: En arvesituasjon, der en av arvingene overtar en familieeiendom til langt under markedspris, men med intensjon om at den skal forbli i familien. Dersom eiendommen likevel blir solgt ut av familien innen f.eks. 15 år, deles salgssummen utover den opprinnelige verdifastsettelsen (+ inflasjon) blant de opprinnelige arvingene. Den opprinnelige arvingen betaler i tillegg en «bot» til de andre arvingene. Den opprinnelige intensjonen ble jo ikke fulgt. Legg merke til at denne mekanismen egentlig er en endring i en påvirker for å håndtere en risiko for de øvrige arvingene (se artikkel #8 og artikkel #9).

Eksempel 2: Et to-trinns kjøp av et selskap, der en eier innledningsvis kjøper 34% med en opsjon eller en forpliktelse til i trinn 2 å kjøpe ut resten av eierpostene. Dersom trinn to mot formodning ikke blir gjennomført, reverseres den opprinnelige transaksjonen (fordi det å stoppe på trinn 1 låser de andre aksjonærene inn uten mulighet for å få videresolgt til markedspris). Den opprinnelige kjøperen må da selge tilbake til en kraftig rabattert verdi som fungerer som «bot» for brutte intensjoner. De tidligere aksjonærene står deretter fritt til å selge til en ny tredjepart.

Ovennevnte mekanisme er helt fundamental i alle deal-konstruksjoner der gründere eller mindre bedrifter tar inn eierpartnere som er industrielle aktører (se denne artikkelen om finansielle vs. industrielle eiere). En industriell eier som sitter på over 10% og som ikke vil kjøpe seg videre opp og heller ikke selge, sperrer effektivt for alle konkurrenter som kunne være interessert i å kjøpe selskapet. Mediestormen rundt Schibsted Vekst og gründerbedriften Skylib i mai 2017 illustrerer viktigheten av prinsippet om reversering.

Et annet eksempel på nødvendigheten av en reversering er i situasjoner der man ønsker å binde opp en kjøper, men selv egentlig ikke kan forplikte seg pga. fare for kritikk fra tredjeparter eller fordi man ikke har nødvendige fullmakter.
Ta en situasjon der man har et interessant bud, men der det tar tid å få det formelle på plass. Man skriver en foreløpig avtale der kjøperen er låst, men der en selv kan "hoppe av" dersom det kommer et høyere bud i løpet av prosessen. Mange kjøpere vil blånekte på dette.
Løsningen kan være å kombinere reverseringen med tre bibetingelser: 1) det konkurrerende budet må være signifikant høyere (f.eks. minst 10%); 2) at kjøperen har rett til å matche et høyere bud; og 3) at man – dersom man selger til noen andre – vil betale den opprinnelige kjøperen en fair kompensasjon for "tort og svie" ("break-up fee").
Som regel løser dette problemet med å få en nødvendig bestemmelse om reversering på plass.

Metode 4: Reperasjoner

En reparasjonsmekanisme er en metodikk for å korrigere en feil som er begått hos en av partene, men uten at hele samarbeidet ryker. Denne mekanismen er nyttig i situasjoner der den ene av partene er skeptisk til den andre parts intensjoner – og f.eks. frykter at motparten skal benytte et mindre overtramp til å komme utav en ellers fungerende avtale.

Dette problemet løses ved at den parten som har gjort «en feil», får en viss periode til å rette opp forholdet. Først etter denne perioden (dersom problemet evt. fremdeles ikke er rettet), eller evt. etter gjentatte overtramp, så trer en kraftigere mekanisme i kraft (f.eks. en «straff», eller en terminering av avtalen). En slik mekanisme løser de fleste risikobekymringer for den «svake» part i forhandlingen.

Samme utfordring oppstår i forhandlinger der en av partene blir pålagt å "gjøre noe". "Noe" er nesten alltid definert gjennom harde kriterier knyttet til tidspunkt eller kvalitet. Det er forholdsvis ofte at en motparts avvisning av et slikt krav har mer å gjøre med kritieriene for suksess enn med det som faktisk skal gjennomføres. En løsning kan derfor være å gjøre kritieriene objektive (se artikkel 8), men et velfungerende alternativ kan også være å gi "flere sjanser"; altså gjennom reparasjon som virkemiddel.

Metode 5: Eskaleringer

En eskalering er en konfliktløsingsmekanisme der man stadig skyver problemløsningen oppover i et beslutningshierarki – normalt med økende kostander og ubehag for partene, f.eks.:
  • Først skal partene søke å bli enige seg imellom innen 4 uker
  • Deretter jobber partenes advokater for å finne en løsning innen ytterligere 6 uker
  • Hvis ikke enighet innen 2 uker deretter, så ... voldgift ... eller rettsak

Man kan benytte dette prinsippet på en rekke områder der det er nødvendig at partene kommer til enighet, og man kan kombinere prinsippet om eskalering med andre nevnte mekanismer, f.eks. med reversering eller med ekstern taksering. Et eksempel er når partene i en avtale trenger å bli enige om verdien av f.eks. et selskap som skal selges.
  • Først skal partene søke å bli enige seg imellom
  • Dersom partene ikke er blitt enige innen 4 uker, plasseres et verdsettingsoppdrag ut til en eller flere eksterne aktører med bindende virkning – og der hver av partene deler omkostningene

Dette er ubehagelig delvis fordi det koster, men også fordi det introduserer en usikkerhet mht. hva den endelige verdsettingen blir. Følgelig vil en slik mekanisme ha en tendens til å bringe partene sammen i en omforent løsning før prosessen kommer ut av "kontroll".

Eskaleringsmekanismer har altså den hensikt at den tvinger partene inn i en prosess der de vil søke å bli enige fordi kostnadene ellers blir store og utfallet blir mindre forutsigbart. En voldgift i denne situasjonen er i prinsippet det samme som en «ekstern taksering», der takstmannens svar er endelig og bindende for begge parter (i stedet for at den endelige verdien påvirkes av innspillene fra hver av partene som beskrevet tidligere).


Med ovennevnte 5 konfliktløsingsmekanismer samt arsenalet av verktøy fra artiklene 1-9, så er det på tide å sette virkemidlene i denne artikkelserien inn i en total sammenheng. I neste artikkel: Strategi og taktikk i forhandlinger (11): Praktisk gjennomføring av forhandlingsprosesser (del 1) introduseres en fasemodell for forhandlinger – og bruk av hele verktøysettet fra artikkelserien inn mot de ulike trinnene i en forhandlingsprosess.

For en full versjon av denne artikkelen, se Strategi og taktikk i forhandlinger - artikkel #10: Verktøy for konfliktløsning i forhandlingssituasjoner.


Se også forrige artikkel: Strategi og taktikk i forhandlinger (9): Konstruksjon av vinn-vinn forhandlingsløsninger, og andre artikler om forhandlinger i denne serien.