Strategi og taktikk i forhandlinger (11): Praktisk gjennomføring av forhandlingsprosesser (del 1)
Gjennom 13 artikler drøftes ulike strategier og taktiske virkemidler i forhandlinger. I denne ellevte artikkelen i serien presenteres en fasemodell for forhandlinger, der de ulike virkemidlene fra artiklene 1-10 anvendes inn mot de første ti trinnene i en forhandlingsprosess.
Denne artikkelen finnes også i full pdf versjon.
Forhandlingskraft og forhandlingsprosesser
Denne artikkelserien inneholder en rekke konsepter for å systematisere forståelsen av forhandlingskraft. Den viktigste enkeltstående erkjennelsen er oppsummeringen av konseptet for forhandlingskraft i artikkel #7:Din totale forhandlingskraft er summen av:
- din forhandlingsstyrke – som uttrykker sannsynligheten for at du oppnår din foretrukne løsning
- ditt forhandlingsrom – som består av dine alternativer (# motparter x # løsninger)
- din fleksibilitet mht. å kunne navigere i forhandlingsrommet mellom dine alternativer
Du skal styre forhandlingen, og ikke selv bli styrt. Det oppnår du bl.a. gjennom en riktig trinnvis tilnærming.
Med dette som et grunnlag presenterer jeg nå en anbefalt faseinndeling og gjennomføringsmodell for forhandlingsprosesser:
1. Forstå egne behov for å forhandle
Dette høres trivielt ut, men er likevel et godt eksempel på relevansen av det engelske uttrykket: ”the devil is in the details”.Hvor viktig er forhandlingsresultatet for deg?
Hva er alternativene?
Er ingen løsning et OK alternativ? Noen ganger er det beste alternativet ingen forhandling – simpelthen å ignorere de pressfaktorene du er utsatt for.
Benytt rammeverket i artikkel #8 og artikkel #9 til å innledningsvis analysere dine egne behov og ulike typer av interesser. Se på kombinasjoner av løsningselementer som samlet sett representerer en god totalløsning for deg selv. Denne innledende forståelsen gir deg grunnlag for å tenke alternativer.
2. Skaff deg alternativer og forstå dine motparters behov og handlingsrom
Basert på artikkel #1, artikkel #3, artikkel #4 og artikkel #7 burde det være åpenbart at du må skaffe deg alternativer i alle forhandlingssituasjoner der dette er mulig, f.eks. gjennom flere deltakere. Hvis ikke vil du bli styrt av motparten.Fordi det å fremskaffe alternativer tar tid, må du starte med det tidlig i prosessen. Det samme gjelder for ressurser, f.eks. i form av alliansepartnere.
Dine alternativer er antall motparter ganger antall løsningsalternativer. Har du ikke alternative motparter, så start å tenke på alternative løsninger så tidlig som mulig.
Der det er relevante motparter, legg arbeid i å analysere deres reelle behov (se artikkel #8 og artikkel #9). Sett deg inn i din motparts situasjon og vurder deres strategi for flere alternativer: Hva er dine hypoteser mht. hvordan din motpart vil tenke rundt sitt forhandlingsrom?
3. Sjekk bakgrunn og personligheter til de du skal treffe
Dette trinnet er kraftig undervurdert!Mye av forhandlingsstrategien din og spesielt din planlegging av taktikk (se artikkel #5 og artikkel #6) og kommunikasjonsstil kan baseres på de mennesketypene du møter. Personligheter kan klassifiseres på mange måter, men det viktigste å forstå er om du møter en ”resultatorientert beslutningstaker”, en ”konsensusorientert prosessperson”, eller en ”faktabasert byråkrat”, og hvordan motpartens team er sammensatt. Dessuten trenger du å forstå om dine motparter er konfliktorienterte og om de er taktisk orienterte, eller om de styrer unna denne verktøykassen.
Du bør sjekke personenes historikk i organisasjonen, og du bør snakke med noen som har truffet dem. Dersom dette ikke er mulig, så blir trinn 4 avgjørende (se etterfølgende). Still åpne spørsmål av typen: Hvordan er han eller hun å samarbeide med?, Hva med forholdet til fakta?, Hvordan reageres det på forslag til løsninger?, Opptrer de taktisk?. Du trenger ikke svar på mange slike spørsmål før du har et bilde og vet hvordan du bør opptre og ... fremfor alt hvordan du ikke bør opptre.
Jeg er som regel tidlig i en forhandlingsprosess mer opptatt av personlighetstypene enn jeg er av situasjonen. Selve situasjonen kan jeg alltid resonnere rundt senere. Personlighetene trenger jeg input fra andre for å forstå. Derfor er dette spesielt viktig på et tidlig stadium.
4. Utarbeid en foreløpig forhandlingsstrategi
Alle snakker om forberedelse til forhandlinger, men hva er riktige forberedelser?Tenk på artikkel #1, artikkel #3 og artikkel #4 om de strategiske driverne deltakere, ressurser, posisjon, tid og spilleregler: Utarbeid en hypotese for 3 alternative kombinasjoner av disse driverne som kan maksimere din forhandlingskraft.
Ta deretter frem artikkel #8 og skriv ned hvilke ytelser og løsningselementer (spesielt forutsetninger og påvirkere) som er konsistente med de 3 kombinasjonene du valgte. Hva er logiske krav og motkrav?
Husk artikkel #9: Hva er din oppfatning om de motstridende, sammenfallende, komplementære og uvesentlige interessene? Hva er dine foreløpige tanker om vinn-vinn kombinasjoner? Hva er kjernen i de motstridende interesser der det kanskje må inngås kompromisser?
Gjør en foreløpig vurdering av rekkefølge: Lag en skisse for en tenkt sekvens av krav og motkrav slik jeg beskrev det i artikkel #8.
5. Treff de du skal treffe
Dette er et annet vesentlig og undervurdert punkt!Det er aldri noen god erstatning for å treffe dine forhandlingsmotparter før selve forhandlingen. I et uformelt formøte kan du få verdifull informasjon om motiver, hvilken bakgrunn dine motparter har, hvilken tidsplan de jobber etter, etc.
Den offisielle begrunnelsen for å be om et slikt møte vil typisk være hvordan forhandlingene skal legges opp, hvor mye tid som skal settes av til ulike tema, rekkefølge, etc. – altså ren logistikk og praktiske forhold.
Men dette kunne dere også bitt enige om pr. telefon. Ved å møte dem personlig lærer du å kjenne deres personligheter på en helt annen måte, og du får et grunnlag for å kunne tolke deres adferd og taktikk.
Hva er viktig for dem? Hvorfor er det viktig for dem? Hva slags personligheter har du med å gjøre?
Dette vil gi deg et grunnlag for å forstå deres erkjente interesser og reelle behov (se artikkel #9), og du kan spesielt teste dine inntrykk i forhold til den innledende forhandlingsstrategien du utarbeidet før møtet.
Du vil også ønske å forstå hvordan de tar beslutninger og hvem som tar dem. Dette er et legitimt spørsmål som altfor ofte ikke blir stilt!
Figuren under er modellen for samlet forhandlingskraft som ble introdusert i artikkel #1 i denne serien.
Et formøte er derfor et helt avgjørende trinn for å skape forhandlingskraft. Husk betydningen av posisjon (se artikkel #1 og artikkel #4).
Hopp aldri over dette trinnet!
Ikke la deg overtale av «forståsegpåere» til å droppe det, og ha alltid nok tid til å gjennomføre det!
6. Revurder forhandlingsstrategien
Det er først nå du kan utarbeide en kvalifisert forhandlingsstrategi, men trinn 4 var nødvendig for å ha hypoteser som du testet ut da du traff din motpart og deres representanter i trinn 5.Har du samme oppfatning av situasjonen nå som før du traff dem? – sannsynligvis ikke.
Still deg selv spørsmålet: Hva vet du nå som du trodde før møtet med dem? Hvilken informasjon er ny?
Revurder skissen til forhandlingsstrategi fra trinn 4, og tenk spesielt igjennom to forhold:
- Din motparts ulike interesser (artikkel #9) som basis for løsningsdesign
- Din motparts sannsynlige valg for fremskaffing av alternativer
7. Lag 3 scenarier for forventet taktisk adferd fra motparten
Du har nå revidert forhandlingsstrategien din etter ditt møte (eller annen kommunikasjon) med de du skal treffe. Du har gjort dette for å bedre forstå deres personligheter og du har sjekket ut hva som er viktig for dem. Men du kan ta feil, og derfor trenger du å sjekke din tolkning av hvordan de opptrer før det blir alvor. Viktigheten av å kunne tolke signaler skulle fremgå med all tydelighet av artikkel #5 og artikkel #6 om bruk av taktiske virkemidler.Lag derfor nå 3 alternative scenarier for hva du tror din motpart vil spille ut, og hvordan han eller hun vil oppføre seg i de første møtene. Skriv ned minst 3 elementer fra hver scenario («jeg tror at dette vil skje …») og dine begrunnelser for hvorfor du tror at din motpart vil velge å oppføre seg akkurat slik.
Dette vil være nøkkelinformasjon for deg i prosessen fremover, og ta det derfor på alvor. Du skal bruke disse scenariene til å tolke fremtidig adferd: Har du vurdert situasjonen riktig? Må du revurdere hvordan din motpart sender ut signaler ift. hva han faktisk gjør?
Din egen bruk at taktikk er avhengig av at du tolker motparten din riktig. Derfor trenger du denne benchmarken å måle opp mot etter fremtidige møter.
8. Lær deg ”overbevisende kommunikasjon”
Overbevisende kommunikasjon er et fag. Ingrediensene er 4 elementer som til sammen gir deg gjennomslagskraft og overbevisningsevne: lytte- og dialogteknikk, retorikk, argumentasjonsteknikk og presentasjonsteknikk.Du vet ventelig selv om du virkelig behersker dette faget. Sannsynligvis er du god på kun deler av repertoaret, så vær ydmyk og lær deg disse teknikkene, eller sørg for at det er en med i teamet som behersker dem.
Husk at i enhver forhandling er det kritisk både å kunne ”selge” dine bekymringer (ref. signaler i artikkel #5) og å selge inn løsningene (se artikkel #8 og artikkel #9).
Da må du beherske overbevisende kommunikasjon!
9. Skaff deg posisjonsfordeler ved å styre rekkefølge ift. motparter
Dette er et tredje eksempel (ref. også trinnene 3 og 5) på prosesstrinn som er kraftig undervurdert.Dersom du er i en forhandling med flere motparter er det kritisk at du vurderer hvilken rekkefølge som er optimal for deg selv – husk eksemplene på betydningen av posisjon fra artikkel #1 og artikkel #4.
Dersom du ikke er i en forhandling med flere motparter, er det tilsvarende viktig at du vurderer din ene motparts alternativer. Kan du skaffe deg en posisjonsfordel ved å forstå din motparts alternativer? Er det f.eks. noen god grunn til at du ikke kan sjekke direkte om de faktisk er reelle alternativer for ham? Er kanskje du hans eneste alternativ?
Så i hvilken rekkefølge bør møtene dine legges opp?
Normalt er den optimale logikken (dersom du selv har alternative motparter) at du først tar møte med mindre viktige motparter før du tar møte med din foretrukne. På denne måten samler du inn posisjonsinformasjon som skaffer deg forhandlingskraft før det viktigste møtet finner sted.
10. Bli enige om rollefordelingen i teamet
Du trenger ulike roller i teamet ditt, så sørg for at du har tenkt igjennom en rollefordeling som er konsistent med forhandlingsstrategien din.De viktigste egenskapene du trenger på din side av bordet er empati, lytteevne, kommunikasjon og analyse. Sørg for at teamet har alt dette.
En i teamet ditt bør også kunne spille på følelser og være komfortabel med det. Det finnes en rekke forhandlingsrammeverk der eksperter advarer mot å vise følelser i forhandlinger.
Jeg er uenig!
Følelser er et undervurdert verktøy, fordi følelsesutbrudd blir «trodd», og som vi har sett i artikkel #5, så er signalgivning et viktig taktisk virkemiddel som du kan bruke ved behov.
Tenk hvordan du selv reagerer når noen blir sint eller skikkelig frustrert … Troverdig, ikke sant?
I neste artikkel i denne artikkelserien (som er den nest siste): Strategi og taktikk i forhandlinger (12): Praktisk gjennomføring av forhandlingsprosesser (del 2) fortsetter vi med å gå igjennom de trinnene 11-20 i en optimert fasemodell for forhandlinger.
For en full versjon av denne artikkelen, se Strategi og taktikk i forhandlinger - artikkel #11: Praktisk gjennomføring av forhandlingsprosesser.
Se også forrige artikkel: Strategi og taktikk i forhandlinger (10): Verktøy for konfliktløsning, og andre artikler om forhandlinger i denne serien.