Strategi og taktikk i forhandlinger (8): Utforming av forhandlingsløsninger
Gjennom 13 artikler drøftes ulike strategier og taktiske virkemidler i forhandlinger. I denne åttende artikkelen i serien introduseres et rammeverk for å forstå design av forhandlingsløsninger, inkludert ulike typer av ytelser, motytelser og deres karakteristika.
Denne artikkelen finnes også i full pdf versjon.
I de siste 7 artiklene har vi analysert hva som skaper og taper forhandlingskraft. Men vi har foreløpig i liten grad diskutert ”hva du skal vinne”, dvs. hva forhandlingskraften skal brukes til og hvordan forhandlingsløsningen skal skrus sammen.
Nå bygger vi videre på dette med prinsipper for utforming av forhandlingsløsninger – altså hva det skal forhandles om.
Hva er en forhandlingsløsning?
Før vi ser nærmere på hvordan en vinn-vinn løsning kan designes (tema for neste artikkel 9), trenger vi et begrepsapparat for å forstå ulike typer av løsningselementer i typiske forhandlingssituasjoner og hva som karakteriserer dem.En «løsning» i en forhandling består av en kombinasjon av 5 løsningselementer:
- Ytelsen (det som skal «leveres»). Ytelser kan være av «gradskarakter» eller de kan være «binære» (på/av)
- Til en ytelse er det knyttet 4 andre elementer, som alle kan forhandles: ytelsesdefinisjon, «formel», forutsetninger og påvirkere
I tillegg er det objektive eller subjektive kriterier knyttet til fastsettelsen av et løsningselement – som også kan forhandles.
En forhandling er en prosess der man stort sett ubevisst (pga. mangel på struktur) «prater seg gjennom» ovennevnte i form av krav om ytelser og om motytelser.
Formålet med denne artikkelen er å gjøre denne prosessen bevisst og styrt!
Et systematisk forhold til løsningsutforming i forhandlingssituasjoner
Ytelser
: Ytelsen er det primære du ønsker å ha med ut av forhandlingen: en bedring av lønnen, en bonus, en pris på et selskap eller noe du ønsker å kjøpe.De fleste ytelser er enten ”gradsytelser”, eller de er binære. Lønn er en gradsytelse – den kan være 430’ eller 420’. 430’ er litt bedre for lønnsmottaker og litt dårligere for arbeidsgiver. Det samme gjelder for en pris på en vare eller på en aksje, nivået på en pensjonsytelse, lommepenger, pris pr. time for en håndverker eller for tidspunktet når noe skal begynne å gjelde fra.
Andre ytelser er binære, dvs. enten er de der eller så er de der ikke. En bonus kan være av denne typen. Forhandlingsløsninger av typen ”dersom du gjør dette for meg, så gjør jeg dette for deg” er også eksempler på binære (mot)ytelser.
I nesten alle forhandlinger kan man komme opp med tilleggsytelser som er binære og som er knyttet til kriterier som det ikke var tenkt på på forhånd: ”jeg kan godta prisen, men da skal jeg ha … det og det” er et eksempel på en forhandlingsstrategi som benytter denne metoden.
Ytelsesdefinisjon
: Enhver ytelse har en definisjon (ytelsens «hva som er omfattet»). Ingenting er opplagt, hverken hva lommepenger dekker eller ikke dekker; eller hvordan en «lønn» er definert (f.eks. utbetalingstidspunkt, arbeidstid, ferieordning, etc.).Fordi det nesten alltid ligger mer «tåke» i en ytelsesdefinisjon enn det de fleste antar, så er denne definisjonen godt egnet for forhandlinger.
Ytelsens «formel»
: er ytelsens «hvor mye» – som utgjør den sentrale beskrivelsen av ytelsens konsekvenser for avsender og for mottaker.Bak en ytelse ligger det også to andre løsningselementer som er mindre opplagte, men som er til stor nytte i design av forhandlingsløsninger.
Ytelsens forutsetninger
: Forutsetningene er de utløsende faktorene for at ytelsen blir noe av – ytelsens «av/på» knapp. Forutsetningene er knyttet til spørsmålet om hvorfor det i det hele tatt er en ytelse (ytelsens «hvorfor»). Forutsetningene for lønn er at det er arbeid og at arbeidet er definert (”hva er arbeid, hva er ikke arbeid”), fordi det er arbeidet det betales for! Forutsetningen for en bonus er vanligvis noe annet, nemlig resultatet av arbeidet (f.eks. høy kvalitet, "på tidsplan", kostnadsbesparalser, etc.). I tillegg er det en vanlig forutsetning (men ikke alltid) for en bonus at du fremdeles er i stillingen når bonusen utbetales.Forutsetninger bak ytelser kan testes med «hva hvis».Dersom forutsetningene faller bort, så faller også ytelsen bort, fordi «formelen» ikke kan anvendes. Det er derfor presisering av forutsetningene er så viktige i forhandlinger.
Ytelsens påvirkere
: Det andre bakenforliggende løsningselementet er de påvirkere som driver nivået på ytelsen (ytelsens «hvordan»). Typiske påvirkere bak lønn er eksempelvis ansiennitet, utdannelse, inflasjon og bransjenormer.Påvirkere er annerledes enn forutsetninger. Påvirkere kan også testes med «hva hvis», men ...
effekten av en endring i en påvirker er at selve formelen endres (heller enn at den skrus på eller av).
Altså:
- Enhver ytelse har en tilhørende ytelsesdefinisjon og et løsningselement som vi kan kalle en formel. Definisjonen bestemmer hva som skal ytes. Formelen bestemmer hvor mye.
- Ytelsen er knyttet til forutsetninger («hvorfor»). Forutsetningene bestemmer når formelen skal anvendes og testes med "hva hvis".
- Ytelsen er også knyttet til påvirkere («hvordan»). Påvirkere bestemmer hvordan formelen (ytelsesnivået) endres under ulike omstendigheter.
Bruk av løsningselementer i forhandlinger
Alle forhandlinger inneholder ulike løsninger som kan deles opp på denne måten i løsningselementer: ytelser – definisjoner - formler - forutsetninger – påvirkere.Taktisk riktig håndtering av disse løsningselementene er kritisk mht. hva du kan oppnå i en forhandling. Det er nemlig like viktig å forhandle rundt definisjoner, forutsetninger og påvirkere som det er å forhandle om nivåer på ytelser (formler).
Ofte er det viktigere!
Står du i en fastlåst prisdiskusjon – så er det nesten alltid et alternativ å forhandle om disse andre løsningselementene: forutsetninger og påvirkere.
- Du kan (åpenbart) forhandle om nivået (f.eks. prisen) på ytelsen
- ... men du kan også forhandle om definisjonen bak ytelsen – hva den skal inkludere og hva ikke
- ... og du kan forhandle om forutsetningene bak – dvs. når det skal ytes noe og når ikke
- ... og du kan forhandle om påvirkerne bak ytelsen og ulike «dersom ... scenarier» for hvordan ytelsen endres når påvirkerne endres
Vanligvis er det også enklere å forhandle om forutsetninger og påvirkere – normalt fordi din motpart ikke er godt nok forberedt eller ikke forstår rekkevidden av det man faktisk diskuterer.
Nok teori, la oss ta noen eksempler:
Eksempel 1
: S selger til K2 for 2,6 mill. Løsningen (kontrakten) inneholder følgende hovedpunkter:Forhandlingsløsning: Kjøper betaler til selger kr. 2,6’’ a) på dato <...> og på måte <...>. Dette forutsetter at selger har b) Slettet alle heftelser, c) har fjernet alt løsøre og rengjort innen
Figuren under viser en modell for oppbygging av forhandlingsløsninger.
Ovennevnte er typisk blitt til i løpet av en forhandling, og ikke i første forsøk. a) er definisjonen av ytelsen, b), c) og d) er forutsetninger; e) og f) er påvirkere – her i form av opsjoner for den ene av partene.
For kjøper så har f) en klar tilleggsverdi, f.eks. fordi han skal på et utenlandsopphold ifm. jobben og trenger fleksibilitet. For selger betyr dette mindre, f.eks. fordi han ikke har startet sin egen kjøpsprosess enda, osv.
Eksempel 2
: Therese forhandler om en ny lønnsavtale.Forhandlingsløsning: Hun skal motta kr. 460’ i fastlønn a) fom 1. juni med pensjonsinnskudd på <…>, bredbånd, 1 avis og treningstilskudd er inkludert, osv. Lønnen forutsetter b) fulltid og c) at Therese fullfører et kveldsstudium på BI i løpet av året. Fordi Therese vurderer et utenlandsopphold, så kan hun d) få inntil 1 års permisjon uten lønn ila de neste 5 årene; og e) dersom hun tar tilleggsutdanning utover BI, skal lønnsnivået revurderes neste år. Hun kan også velge å f) gå over på selskapets bonusordning i slutten av året.
a) er definisjonen, b) og c) er forutsetninger; d), e) og f) er påvirkere. Det var spesielt viktig for Therese med d) og det at hun selv kan velge mht. å gå over på et nytt lønnssystem f) fordi dette har høyere risiko enn det hun er på nå.
Eksempel 3
: Tenåringen Karl har forhandlet med pappa om lommepenger.Forhandlingsløsning: Karl skal motta kr. 200 i ukelønn på a) lørdager fom. sin <...> fødselsdag. Ukepengene dekker personlig underholdning og småinnkjøp, f.eks. kino; men dekker ikke klær eller skolemat. Betalingen forutsetter at b) Karl rydder rommet sitt daglig og at han vasker det en gang pr. uke. Dersom c) Karl ønsker, kan han også utføre <.. tilleggsarbeid ..> og han mottar da 100 kr. ekstra pr. uke. d) Dersom minst 2 av Karlas venner har andre men sammenliknbare betingelser for sin ukelønn i sine familier, skal det gjøres en ny forhandling.
a) er definisjon, b) er forutsetning, c) og d) er påvirkere. Både Karl og pappa’n hans ønsket c). Pappa ønsket spesielt at Karl skulle ha en mulighet for å tjene mer. Karl var selv svært opptatt av d). De tok dette over et par kvelder, der Karl la frem det første forslaget. Legg merke til at det i d) står «andre» og ikke kun «bedre» betingelser. Det var pappas motforslag til Karls for å få forslaget mer balansert (og som et ledd i hans syn på fornuftig barneoppdragelse).
Bruk av objektive ift. subjektive kriterier i forhandlingssituasjoner
Alle ytelser, definisjoner, formler, forutsetninger og påvirkere er gjenstand for tolkninger av partene i en avtale.Disse vurderingene blir basert på ulike grunnlag. Noen er objektive – dvs. de er uavhengige av aktørene som forhandler, f.eks. inflasjon, eller de er subjektive – dvs. det er partenes skjønn som ligger til grunn for vurderingene.
Hvordan slike vurderinger skal skje er sentrale deler av de fleste forhandlingsløsninger selv om vi ofte ikke bevisst tenker over det.
La oss gå tilbake til lønnseksempelet vårt. Arbeidstid som en forutsetning har normalt en objektiv definisjon, men selv her kan det være uklarheter. Om lunchpausen er inkludert i arbeidstiden er ofte objektivt definert for en lønnsmottaker, men om en kunde betaler for lunchtid eller reisetid er ikke nødvendigvis like klart når du benytter en rørlegger!
Hva med påvirkere? Inflasjon og ansiennitet er eksempler på nokså objektive påvirkere uten mye diskusjon. Men tilleggsutdanning og produktivitet er mer subjektive. F.eks. vil en arbeidstaker ønske å argumentere for at all nyttig kunnskap som er tilegnet utenfor jobben bør telle med, mens arbeidsgiveren kan ha et annet syn på dette.
I eksempel 3 med lommepengene inneholder påvirkeren d) et objektivt kriterium: Det er ikke hva Karls mening om sine venners betingelser som er kriteriet, det er fakta.
Et eksempel på en forhandlingsstrategi er å konvertere en subjektiv vurdering – skjønn – til en objektiv vurdering, f.eks. gjennom en offentlig tilgjengelig statistikk (f.eks. KPI) eller gjennom bruk av en tredjepart i form av en ekspert (eller fakta fra foreldrene til vennene av Karl). Dette løser mange dilemmaer i forhandlinger. En objektiv vurdering kan også konverteres til en subjektiv (til egen fordel). Da er det normalt et motkrav i form av en gjenytelse for noe annet.
Dynamikken i utviklingen av forhandlingsløsninger
En forhandling følger normalt følgende utvikling:- Partene utveksler innledende forslag til ytelser
- Partene utveksler deretter sine syn på ytelsene i form av krav og motkrav.
En krevende ytelse («formel») kan f.eks. møtes med et motkrav:
- En bedring i definisjonen («hva som er inkludert») eller i forutsetningen («hva hvis dette skjer») for ytelsen
- En bedring i påvirkerne («dersom») bak ytelsen
- En forbedring i kriteriene (f.eks. objektive vurderinger ift. subjektive)
- En forbedring i en annen ytelse
- En introduksjon av en ny (binær) motytelse med fordelaktige forutsetninger og påvirkere
Alle forhandlinger følger dette mønsteret, inkludert de dialoger som har endt opp i de ovennevnte 3 eksemplene på forhandlingsløsninger.
Betydningen av forberedelser til forhandlinger
Den som får overtaket i en løsningsforhandling er den som er best forberedt. Denne artikkelen beskriver hva en slik forberedelse av forhandlingen faktisk bør dreie seg om.Spesielt er det viktig med forberedelse ift:
- Forutsetningene og påvirkerne bak din motparts forventede og prioriterte krav (i tillegg til dine egne)
- Hvilke sekundære ytelser som tilfører deg verdi, og som du kan introdusere som (binære) motpartskrav
Forberedelser dreier seg selvsagt også om å analysere seg frem til hvilke ytelser som er de viktigste prioritetene for deg selv og for din motpart, og det er temaet i neste artikkel: Strategi og taktikk i forhandlinger (9): Konstruksjon av vinn-vinn forhandlingsløsninger der vi fortsetter drøftingen av utforming av forhandlingsløsninger med introduksjon av et rammeverk for forståelse av behov, partenes "bakenforliggende interesser", og vinn-vinn brobygging i forhandlingssituasjoner.
For en full versjon av denne artikkelen, se Strategi og taktikk i forhandlinger - artikkel #8: Utforming av forhandlingsløsninger.
Se også forrige artikkel: Strategi og taktikk i forhandlinger (7): Forhandlingskraft og betydningen av alternativer, og andre artikler om forhandlinger i denne serien.